Veiledning til fagskolens kvalitetsarbeid

Kvalitetssikringssystemet er fagskolens verktøy for å kunne vurdere og utvikle kvaliteten i de fagskoleutdanningene den tilbyr.

Hva kjennetegner godt kvalitetsarbeid?

En fagskole med godt kvalitetsarbeid har en kultur som legger til rette for forbedring, utvikling og medvirkning. Den kjennetegnes av at ansatte og studenter opplever eierskap til og nytteverdi av kvalitetsarbeidet. Ledelse, ansatte og studenter vet hvilke oppgaver og hvilket ansvar de selv har i kvalitetsarbeidet ved fagskolen, og hvem de skal kontakte dersom de har tilbakemeldinger på kvaliteten. Alle bidrar med og mottar informasjon om resultatene av kvalitetsarbeidet. 

Hva kreves av kvalitetsarbeidet?

Fagskolens kvalitetsarbeid er regulert i fagskoleloven § 5, fagskoleforskriften § 49 og fagskoletilsynsforskriften kapittel 4.

Forankring og medvirkning

Det er fagskolens styre som er ansvarlig for kvalitetsarbeidet. Kvalitetsarbeidet skal være forankret i fagskolens styre og ledelse, og ansatte og studenter skal være involvert i arbeidet. Dette inkluderer også eventuelle studentorganer.

Det betyr at kvalitetsarbeidet skal involvere hele virksomheten og foregå på alle nivåer. Kvalitetsarbeidet skal prege hele driften av fagskolen og legge til rette for kvalitet på alle nivåer.

Studentene er viktige partnere i kvalitetsarbeidet. Å involvere studenter innebærer mer enn å innhente tilbakemeldinger fra dem, og måten studentene blir involvert på, kan variere mellom utdanningene.

Fagskolen skal ha mål for kvalitet i utdanningen

Fagskolen må sette mål som er egnet til å belyse kvaliteten i utdanningen(e), og vurdere utdanningene opp mot målene. Målene skal gi uttrykk for hva som indikerer god kvalitet i de spesifikke utdanningene.

Målene bør være realistiske og noe dere som fagskole opplever som nyttig og kan strekke dere mot. Et mål for kvalitet kan også være en kritisk verdi som indikerer sviktende kvalitet.

Fagskolen skal systematisk innhente informasjon for å vurdere måloppnåelse

Fagskolen skal vurdere om målene er oppnådd ved å systematisk innhente informasjon fra relevante kilder og egen internkontroll for å vurdere måloppnåelsen.

Informasjon fra relevante kilder

Kvalitetssystemet skal gi informasjon om hvilke prosesser fagskolen har for å hente tilbakemeldinger fra

• studenter
• ansatte
• representanter fra yrkesfeltet
• eventuelle andre relevante kilder

Relevante kilder kan være tilbakemelding fra sensor eller andre eksterne interessenter. Hva som er en relevant kilde, kan variere fra fagskole til fagskole. For å vurdere om målene er nådd, må fagskolen definere kvantitative og/eller kvalitative indikatorer eller terskelverdier å måle funnene mot.

Fagskolen må selv vurdere fra hvem og hvordan det er hensiktsmessig å innhente vurderinger. For eksempel kan fagskolen velge å bruke spørreskjema for innsamling av informasjon eller utarbeide skriftlige oppsummeringer fra muntlige tilbakemeldinger. Årlige møter med representanter fra yrkesfeltet er også et eksempel på en måte fagskolen kan hente inn tilbakemeldinger på utdanningskvaliteten.

Fagskolens internkontroll

Fagskolen skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, og etablere og sørge for gjennomføring av systematiske kontrolltiltak (internkontroll) for å sikre dette, fagskoleloven § 9 tredje avsnitt bokstav f og fagskoletilsynsforskriften § 4-1 tredje avsnitt bokstav b. Dette innebærer at fagskolen må være oppdatert på eventuelle endringer i lover og regler som gjelder for dem, og til enhver tid ha kontroll med om de drifter i henhold til gjeldende regelverk.

Fagskolen skal bruke vurderingene til å rette opp og videreutvikle kvaliteten

Fagskolen skal løpende bruke informasjon fra vurderingene til å videreutvikle sine utdanninger og rette opp sviktende kvalitet. Fagskolen må analysere informasjonen fra kvalitetsarbeidet og bruke resultatene til å vurdere måloppnåelse og iverksette tiltak for sine utdanninger og drift av fagskolen.

System for kvalitetssikring

Fagskolene er pålagt å ha et system for kvalitetssikring. se fagskoleloven § 5 femte avsnitt, fagskoleforskriften § 49 og fagskoletilsynsforskriften paragraf 4-2. Dette er fagskolens verktøy for å gjennomføre kvalitetsarbeidet. Det skal bidra til systematisk å skaffe kunnskap om forhold som har vesentlig betydning for kvaliteten i alle utdanningene fagskolen har.

Kvalitetssikringssystemet skal vise

• målene for kvalitetsarbeidet
• hvordan arbeidet skal gjennomføres
• ansvarsforhold i systemet
• rapporteringslinjer i systemet

Ansvarsforhold og rapporteringslinjer

Systemet må vise hvem som har ansvaret for å samle inn alle vurderingene, hvem som skal rapportere om resultatene og hvordan, og hvordan vurderingene brukes i kvalitetsarbeidet.

Systemet beskriver hvordan informasjon hentes inn, hvordan ulike fora behandler informasjon om kvaliteten og følger opp tiltak, og hvordan dette inngår i annet planarbeid, for eksempel studieplanrevisjoner.

Et årshjul kan være et godt verktøy i en systembeskrivelse for å illustrere sammenhenger mellom ulike kvalitetssikringstiltak og ansvars- og rapporteringslinjer.

Dokumentasjon

Systemet skal være tilpasset den enkelte fagskolen

Systemet skal være tilpasset den enkelte fagskolens organisering, beslutningsstruktur, faglige profil og størrelse. For eksempel vil en større fagskole kunne ha behov for flere arenaer, rutiner og prosesser enn en mindre fagskole. Det er ikke meningen at systemet skal være mest mulig omfattende og arbeidskrevende, men fagskolen må ha faste rutiner og prosesser som beskriver hvordan og når informasjonen og vurderingene samles inn og behandles, og av hvem. Relevans, systematikk og dokumentasjon er det sentrale, ikke systemets omfang.

Tilleggskrav for fagskoler med fagområdeakkreditering

• Tips når dere skal fastsette mål og indikatorer

  Det er viktig at dere tenker godt igjennom hva som kan være gode mål og indikatorer for dere. Innen et fagfelt der det tradisjonelt er stort frafall, kan det være for ambisiøst å ha som mål at ikke mer enn 10 prosent av studentene skal falle fra underveis. Andelen uteksaminerte kandidater som er i relevant arbeid en viss tid etter endt utdanning, vil normalt gi dere god informasjon om utdanningens relevans for yrkesfeltet. For et fagområde der alle studentene kan forventes å komme rett ut i jobb, vil det imidlertid ikke være like nyttig å bruke andelen i arbeid som indikator. For noen vil ansettelse ved utvalgte arbeidsplasser kunne være en bedre indikator.

  Tenk igjennom:
  – Hva innebærer god kvalitet i utdanningen vår, og hvilke indikatorer og måltall er egnet til å vise om vi har god kvalitet?
  – Hvorfor benytter vi akkurat disse indikatorene?
  – Hvordan kan vi bruke nettopp disse indikatorene til å vurdere kvaliteten på egen utdanning?
  – Vil noen nøkkeltall fra DBH-F egne seg som indikatorer i kvalitetsarbeidet?
  – Vil noen resultater fra Studiebarometer egne seg som indikatorer i kvalitetsarbeidet?

  Eksempler på indikatorer
  – frafall 
  – antall søkere 
  – andelen kandidater i relevant arbeid etter endt utdanning
  – andel faglig ansatte med pedagogisk kompetanse

  Eksempler på mål / kritiske verdier
  – Ikke mer enn X % av studentene våre skal falle fra underveis i studiet. 
  – Det skal være minst X søkere per studieplass. 
  – X % av kandidatene våre skal være i relevant arbeid ett år etter endt utdanning.

• Hva kan det være lurt å tenke på?

  – Hvordan er forholdet mellom de innhentede indikatorene for siste studieår og skolens kvalitetsmål?
  – Har noe endret seg over tid?
  – Hvilke årsakssammenhenger ser vi?
  – Hvilke aktuelle tiltak bør vi sette i gang med?
  – Hvordan har tidligere tiltak fungert? Har de resultert i en forbedring?

• Tilbakemelding fra studentene

  Tilbakemeldinger fra studenter er et grunnleggende element i et system for kvalitetssikring, og dette kravet er også angitt i fagskoleloven. Studentevalueringer skal være relevante, men det er opp til den enkelte fagskolen å vurdere hvor ofte det er hensiktsmessig å gjennomføre dem. Tilbakemeldinger kan hentes inn ved bruk av anonyme spørreskjema, men det går også an å bruke muntlige tilbakemeldinger som oppsummeres skriftlig. Samlede resultater fra evalueringene skal gjøres kjent for og diskuteres med studentene.

  Eksempler på hva studentene kan gi tilbakemelding på:
  – tilfredshet med utdanningen som helhet – innhold og gjennomføring
  – tilrettelegging for å oppnå læringsutbyttet for utdanningen
  – læringsmiljø
  – praksisperioder, inkludert veiledning
  – samsvar mellom forventninger og egen innsats
  – kvalitet på informasjon i forkant av og underveis i studiet (mengde, innhold og relevans)
  – innholdets samsvar med læringsutbyttet
  – aktualitet og arbeidslivsrelevans
  – kvalitet i undervisningen med hensyn til organisering, formidling, pedagogisk tilrettelegging, læringsaktiviteter og vurderingsform
  – kommunikasjon og veiledning med tanke på innhold, form og frekvens
  – støtte: faglig, administrativt og menneskelig
  – vurderingsform og -metode, samsvar mellom innhold og læringsutbytte
  – teknologi – er den brukt hensiktsmessig i forhold til formålet?
  – utstyr og annen infrastruktur

• Tilbakemelding fra ansatte

  Undervisningspersonalet skal kunne gi sin vurdering av styrker og svakheter i utdanningen. Dette gjelder både studieplanen, undervisnings- og vurderingsformer, organisering, kompetanse og infrastruktur. Det er viktig at innspillene dokumenteres skriftlig.

  Eksempler på hva ansatte kan gi tilbakemeldinger på:
  – spesielle forhold (positive og negative avvik) som kommer frem av informasjon om måloppnåelse, for eksempel høy strykprosent eller frafall
  – studentenes vurderinger (det kan være lurt å ha ferdigstilt resultatene fra studentenes tilbakemeldinger før undervisningspersonalet skal gi sine)
  – studieplanen
  – læringsmiljø og årsaker til eventuelt frafall
  – kompetanseplan og muligheten for å oppdatere egen kompetanse og yrkeserfaring
  – samarbeid med aktører i yrkesfeltet og praksissteder

• Eksempler på andre kilder

  Det er viktig at møter og kontakt med eksterne interessenter er en del av det systematiske kvalitetsarbeidet, og at dere dokumenterer, analyserer og sammenfatter dette.

  Eksterne interessenter kan for eksempel gi tilbakemelding på:
  – studieplanen og læringsutbyttet
  – yrkesrelevans
  – eksamen og eksamensavvikling (sensorer)
  – gjennomgang av akkrediteringskrav for den enkelte utdanning

• Hva er det aktuelt å sammenstille i dokumentasjonen?

  En sammenstilling bør inneholde eksempler på
  – godt kvalitetsarbeid ved fagskolen
  – en analyse av målene og indikatorene
  – en oppsummering av det som har kommet frem gjennom evalueringer og andre tilbakemeldinger
  – en vurdering av hvilke tiltak som bør gjøres for å sikre og heve kvaliteten
  – hvilke tiltak som er gjort, og eventuelle tiltak styret skal ta stilling til

  En årsrapport kan inneholde:
  – hovedfunn fra kunnskapsinnhenting siste studieår
  – drøfting av resultatene opp mot fagskolens definerte kvalitetsmål: Er målene nådd? Hvor er det behov for forbedring?
  – drøfting av mulige årsakssammenhenger
  – drøfting av aktuelle tiltak for forbedring

  En god årsrapport ser den informasjonen som er innhentet i evalueringer og lignende, i sammenheng og inngår i en helhetlig analyse og vurdering av kvaliteten på selve innholdet i utdanningen. Vurderingen tegner et bilde av utdanningens styrker, svakheter og eventuelle forbedringspunkter og gir et grunnlag for handling og tiltak for forbedring og utvikling av utdanningen.