4. Styring og kontroll i virksomheten

Innholdsfortegnelse     Last ned årsrapporten i pdf

Styring og kontroll i NOKUT

  • NOKUT benytter mål- og resultatstyring som grunnleggende styringsprinsipp og har et godt etablert system med rutiner og prosesser for virksomhetsstyring. Dette er tilpasset organisasjonens egenart, risiko og grunnleggende forhold. NOKUTs kvalitetsstyringssystem sikrer at leveransene har god kvalitet, at det er gode prosesser for avvik, læring og forbedringer, og en god og effektiv styring av virksomheten. Internkontroll er en integrert del av styringssystemet.

    Vi avlegger regnskapet i samsvar med de statlige regnskapsstandardene og vurderer resultat- og regnskapsinformasjonen som relevant og pålitelig.

    Samlet sett vurderer vi at tilstanden for styring og kontroll er god og i tråd med prinsipper fastsatt i økonomireglementet. Vi vil fortsatt vektlegge videreutvikling av risikostyring, kvalitetsarbeid i arbeidsprosesser og annen internkontroll for å sikre høy måloppnåelse, kvalitet og effektiv ressursbruk.

  • Det er ikke avdekt vesentlige svakheter eller mangler ved interne og eksterne kontrollaktiviteter. Riksrevisjonen sin revisjon av NOKUT for 2023 ble gjennomført uten revisjonsmerknader.

    Sivilombudet behandlet i 2024 en klage på NOKUTs saksbehandlingstid og prioriteringer av søknader. De mener at en forventet saksbehandlingstid i NOKUT for akkreditering av studieprogrammer innen høyere utdanning på mer enn to år er i strid med kravene til saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 a. Sivilombudet mener også at det strider mot det forvaltningsrettslige likhetsprinsippet å foreta en generell nedprioritering over et helt år av søknader om akkreditering av bachelorstudier når prioriteringen får klare uheldige følger for saksbehandlingstiden. Klagerne må også gis informasjon om forventet saksbehandlingstid.

    NOKUT arbeider systematisk med å prioritere og styrke behandlingen av akkrediteringssøknader og vil rette seg etter ombudets uttalelse. Vi vil også gjennomgå vår rutine for foreløpige svar og sørge for at rutinen og utøvelsen av rutinen oppfyller forvaltningsloven § 11 a annet ledd.

  • En viktig del av NOKUTs internkontroll er jevnlige risikovurderinger, der vi identifiserer, vurderer og håndterer forhold som kan oppstå, og som dermed kan påvirke måloppnåelsen. NOKUTs ledelse og styre er tett involvert i risikovurderingene og eventuelle oppfølgingstiltak.

    NOKUT vurderer også risikoen i utviklingsprosjekter og når det gjelder samfunnssikkerhet og beredskap, så vel som innenfor informasjonssikkerheten i systemene våre. NOKUTs ledelse får gjennom året status og tiltaksplaner for disse områdene.

    Risikoområder i 2024
    I 2024 har NOKUT identifisert og fulgt opp de største risikoområdene internt og eksternt for å kunne øke sannsynligheten for å få en tilfredsstillende måloppnåelse. I tillegg til de faglige risikoene innenfor hvert av NOKUTs mål har vi også lagt vekt på omdømmerisiko, den økonomiske risikoen og risiko for NOKUT som organisasjon.

    Fortsatt høy søknadsinngang i 2024 for akkrediteringssøknader, særlig innenfor høyere yrkesfaglig utdanning, har ført til et stort etterslep også ved utgangen av 2024. Tiltak som å forenkle arbeidsprosessene og øke kapasiteten gjør at køene ikke øker i takt med søknadsinngangen, men det er fremdeles risiko for at lang saksbehandlingstid kan forsinke arbeidslivets tilgang til kandidater med riktig og oppdatert kompetanse. Sektoren og samfunnet blir mer kritiske til NOKUTs håndtering, noe som kan svekke omdømmet vårt og tilliten til NOKUT som organisasjon.

    Etter 2018 har NOKUTs prioritering av akkrediteringer gått på bekostning av tilsynsaktiviteter. Innen høyere utdanning er periodiske tilsyn en av hovedaktivitetene, og sammen med evalueringer har vi god kontroll på kvalitetsarbeidet. Tilsyn er bare ett av flere virkemidler i ekstern kvalitetssikring, og i mange tilfeller er det mer hensiktsmessig å for eksempel gjøre en evaluering for å bedømme kvaliteten.

    NOKUTs kapasitet til å gjennomføre den samlede porteføljen av kontrolloppgaver og økonomiske tilsyn har gjennom 2023 og 2024 vært svært presset på grunn av en krevende ressurssituasjon. Dette innebærer at NOKUT har en lavere andel kontroller enn ønsket med private institusjoners bruk av offentlige midler og studenters egenbetaling. Dette kan gi negative insentiver og føre til at institusjonene fortsetter å gjøre feil eller ikke følge regelverket, noe som kan påvirke tilskudd og egenbetaling negativt for studentene.

    Det foregår en omfattende utvikling av regelverket i kunnskapssektoren. NOKUT bidrar til å utvikle dette, samtidig som vi skal implementere og praktisere nytt regelverk. Tett dialog med Kunnskapsdepartementet og sektoren er et viktig tiltak for å sikre forsvarlig planlegging og framdrift.

    NOKUTs økonomiske risiko har vært moderat gjennom 2024. Den økonomiske risikoen håndteres løpende gjennom tett kostnadsoppfølgning i løpet av året, og ligger i all hovedsak i lønnskostnader. Ved siden av de økonomiske rammene vurderer NOKUT også risiko knyttet til arbeidet med digitalisering av arbeidsprosesser og bruk av kunstig intelligens. Her legger vi vekt på å balansere og styre de digitale initiativene slik at vi utnytter NOKUTs samlede ressurser best mulig og kan realisere gevinster.

Andre forutsetninger og krav

  • Det langsiktige arbeidet med NOKUTs klima- og miljøavtrykk er forankret i NOKUTs strategi, og vi vurderer at vi har bidratt godt til arbeidet med å redusere klima- og miljøavtrykket.

    Siden 2017 har NOKUT vært sertifisert som Miljøfyrtårn og jobbet systematisk med å redusere klima- og miljøavtrykket vårt. Sertifiseringen sikrer at vi har et solid miljøledelsessystem som oppfyller kravene fra Miljøfyrtårn, fremmer kontinuerlig forbedring, reduserer miljøbelastningen vår og stimulerer til grønn omstilling. NOKUT har konkrete mål innen arbeidsmiljø, avfall og ombruk, energi, innkjøp og transport. Hvert år rapporterer vi tall for aktivitetene, som resulterer i et klimaregnskap og statistikk. Dette gir god oversikt over framgangen og forbedringspotensialet. NOKUT har ambisjoner om å fortsette som Miljøfyrtårn og skal resertifiseres i 2026.

    Klimaendringene er en global utfordring som kan påvirke både private og offentlige virksomheter. Konsekvenser av endringene kan være alvorlige, og vi må ta dette i betraktning når vi planlegger budsjetter og ressurser. NOKUTs interne vurdering er at klimaendringene i framtiden kan påvirke virksomheten vår på følgende måter:

    • Økte temperaturer kan kreve mer bruk av kjølingssystemer i bygget, noe som kan føre til høyere energiforbruk og -kostnader.
    • Tørke og lav vannstand kombinert med et stort strømforbruk kan påvirke energimarkedene og kan føre til høyere energikostnader.
    • Ekstremvær kan skade bygningen og infrastrukturen, noe som kan føre til økte vedlikeholds- og forsikringskostnader for byggeiere og videre til høyere leiekostnader.
    • Det kan vedtas endringer i regelverket knyttet til klimaendringer, for eksempel økte skatter og avgifter på forurensende aktiviteter.
    • Det kan bli forstyrrelser i forsyningskjeden, for eksempel manglede teknisk utstyr og lignende.
    • Ekstreme værforhold kan forårsake strømavbrudd, noe som kan påvirke kontorets drift og produktivitet.
    • Økt sykefravær på grunn av klimarelaterte helseproblemer kan påvirke produktiviteten.

    Vi har etablert retningslinjer for anskaffelser, reiser og avfallshåndtering slik at vi ivaretar miljøhensynet når vi gjennomfører NOKUTs oppgaver.

    NOKUT gjør systematiske vurderinger av vår egen energibruk, men selve ansvaret for energieffektivisering ligger hos byggeier. Byggeier har en miljøhandlingsplan for bygget og gjør langsiktige og bærekraftige valg for å sikre et energieffektivt bygg. I tillegg til byggeiers egne tiltak følger vi råd og anbefalinger fra byggeieren som kan bidra til å redusere energiforbruket.

    NOKUT påvirker i liten grad det ytre miljøet, og klimaendringene har så langt ikke hatt noen direkte innvirkning på vår virksomhet, med unntak av økte priser på energi og varer som følge av den globale situasjonen.

  • NOKUT følger opp regjeringens ambisjoner når det gjelder inkludering og mangfold.  I alle rekrutteringsprosesser vurderer vi systematisk hvordan søkere med funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring kan tilsettes. Rekrutteringene bli gjort sammen med tilsettingsrådet i NOKUT for å sikre at retningslinjene blir fulgt, og at diskriminering ikke skjer.

    I 2024 ansatte NOKUT én medarbeider i fast stilling med nedsatt funksjonsevne og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring. Til sammenligning gjorde NOKUT ingen ansettelser av personer med nedsatt funksjonsevne og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring i 2020 eller 2021, det vil si de tallene som NOKUT rapporterte på under inkluderingsdugnaden.

    Les om hvordan NOKUT oppfyller redegjørelsesplikten etter likestillings- og diskrimineringsloven.

  • NOKUT er en relativt liten virksomhet. Når vi unntaksvis går til innkjøp av konsulenttjenester, er det på områder der det er behov for spisskompetanse, eller når vi trenger støtte i prosesser der vi ikke har kapasitet eller kompetanse internt. NOKUTs kjøp av konsulenttjenester vil derfor variere fra år til år. De interne retningslinjene for kjøp av konsulenttjenester er basert på Direktoratet for forvaltning og økonomistyring sin veiledning for kjøp av konsulenttjenester i staten. Vi arbeider for å redusere konsulentbruken på områder der vi ser at vi kan bruke interne ressurser og kompetanse. I de tilfellene konsulenter blir benyttet, er kompetanseoverføring sentralt i samarbeidet.

    I 2024 har NOKUT kjøpt konsulenttjenester til systemutvikling og IT-tjenester, samt til oppdrag som er utført på vegne av NOKUT i forbindelse med evalueringer og undersøkinger. Vi har i enkelte tilfeller benyttet eksterne konsulenter til oversetting og grafisk design. NOKUT har ikke brukt konsulenter til kommunikasjonsrådgiving.

    Når vi sammenligner NOKUTs kjøp av konsulenttjenester de siste fire årene, vurdert ut fra årets rapporteringskrav, ser vi at vi har redusert NOKUTs samlede bruk av konsulenter. Det skyldes særlig at det i år har vært mindre behov for andre konsulenttjenester til evalueringer og undersøkelser. Sammenlignet med året før har NOKUT også ferdigstilt flyttingen til nye lokaler, og ekstern bistand fra Statsbygg er avsluttet. Det er derimot en jevn økning i konsulenttjenester til utvikling av programvare og IKT-løsninger, som er et område NOKUT i mindre grad har mulighet til å bruke egne ansatte på.

  • NOKUT kartla verdier og avhengigheter knyttet til nasjonal sikkerhet i 2022. Verdivurderingen er oppdatert i løpet av 2024, og er brukt sammen med risiko- og sårbarhetsanalysen i arbeidet med kontinuitetsplan for IT.

    NOKUTs risiko- og sårbarhetsanalyse oppdateres jevnlig og ble sist oppdatert i 2024. Vi har ikke avdekket områder med høy risiko. Området med høyest risiko er knyttet til KI-løsninger i kombinasjon med personopplysninger. NOKUTs risiko- og sårbarhetsanalyse blir brukt som utgangspunkt for den årlige krise- og beredskapsøvelsen. I år har vi prioritert arbeidet med kontinuitetsplanen for IT, samt har startet på forberedelsene til Kunnskapsdepartementets felles beredskapsøvelse i sektoren i 2025.

    NOKUTs styringssystem for sikkerhet utgjør en viktig del av vårt kvalitetsstyringssystem og er tilpasset NOKUTs egenart og risikobilde. Systemet er basert på Styringsdokument for arbeidet med sikkerhet og beredskap i Kunnskapsdepartementets sektor. Status på og vurderinger av samfunnssikkerhet og beredskap behandles årlig i NOKUTs ledelse, på samme måte som ledelsen går gjennom informasjonssikkerheten. Dette er en integrert del av NOKUTs årshjul.

    Samlet sett vurderer vi at styringsprinsipper og gjennomføringer av ROS-analyser, krise- og beredskapsplaner, inkludert kontinuitets- og pandemiplaner, samt krise- og beredskapsøvelser er gode og i tråd med kravene som stilles i styringsdokumentet.

  • Krav i virksomhets- og økonomiinstruksen ligger til grunn for arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern i NOKUT. Vi jobber systematisk med å forebygge, oppdage og håndtere hendelser og brudd på personvernet og informasjonssikkerheten.

    I 2024 har vi gjennomført en intern sikkerhetsrevisjon spesielt innenfor håndtering av personvernet. Vi har satt i gang tiltak som vil styrke rutinene våre og gi bedre informasjon til de registrerte på et tidligere tidspunkt i tilsyns- og akkrediteringsprosessene.

  • Digitaliseringsarbeidet i NOKUT er i tråd med Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren 2021–2025. NOKUT har videreført innsatsen for å få orden i eget hus når det gjelder deling av data, brukerinvolvering, infrastruktur og digital kompetanse. Vi arbeider kontinuerlig med informasjonssikkerhet og personvern slik at personvernet ivaretas i all behandling av personopplysninger.

    Vi deltar i departementets Etatsgruppe for digital transformasjon i kunnskapssektoren og i programmet for Kunnskapssektorens datafellesskap (KUDAF). I 2024 er det lagt til rette for at NOKUTs data om akkrediteringer kan integreres med Sikts nasjonale utdanningsregister. Videre er det påbegynt et arbeid med integrasjon mellom NOKUTs eksamenssystemer for nasjonal deleksamen og Felles studentsystem (FS). Sammen med en innmelding i Sikts digitale eksamenstjeneste vil integrasjonen bidra til at NOKUTs prosess for nasjonale deleksamener tilsvarer eksamensgjennomføringen på institusjonene. 


Hvordan NOKUT bidrar til FNs bærekraftsmål

FNs bærekraftsmål 4, 5, 8, 10 og 13

  • Sikre inkluderende, rettferdig og god utdanning og fremme muligheter for livslang læring for alle

    • Akkrediterer og fører tilsyn med høyere utdanning og høyere yrkesfaglig utdanning
    • Evaluerer utdanninger og studieprogrammer
    • Administrer de nasjonale deleksamenene, studiebarometeret og underviserundersøkelsen
    • Evaluerer ordninger for livslang læring
    • Administrerer regelverk for norske utdanningsinstitusjoner

  • Oppnå likestilling og styrke jenters og kvinners stilling i samfunnet

    • Har en lønns- og personalpolitikk som fremmer likestilling og sikrer lik lønn for likt arbeid

  • Fremme varig, inkluderende og bærekraftig økonomisk vekst, full sysselsetting og anstendig arbeid for alle

    • Øker den økonomiske effektiviteten gjennom digitalisering og automatisering av søknads- og saksbehandling

  • Redusere ulikhet i og mellom land

    • Er medlem i ENQA og andre internasjonale organisasjoner som arbeider for god utdanningskvalitet i Norge og internasjonalt
    • Deler kompetanse og beste praksiser med utdanningsinstitusjonene og sektorene på tvers av landegrenser
    • Tilsyns- og akkrediteringsoppgavene bidrar til desentraliserte utdanningstilbud

  • Handle umiddelbart for å bekjempe klimaendringene og konsekvensene av dem

    • Er sertifisert som Miljøfyrtårn
    • Gjenbruker eller resirkulerer brukt inventar og IT-utstyr (PC, mobil)
    • Gjør klima- og miljøvennlige innkjøp og drift av virksomheten

 

Les videre