Etiske retningslinjer for NOKUT

Etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse er en forutsetning for at brukerne våre, eier og allmennheten skal ha tillit til NOKUT. Målet med disse etiske retningslinjene er at alle ansatte og andre som arbeider for NOKUT gjennom styreverv eller som sakkyndige skal være seg dette bevisst. De etiske retningslinjene skal være av overordnet karakter og er ikke detaljerte regler. De er ment å være generelle rettesnorer som igjen krever refleksjon av den enkelte.

NOKUTs etiske retningslinjer bygger på og er et supplement til “Etiske retningslinjer for statstjenesten” (Kommunal- og moderniseringsdepartementet), men er tilpasset NOKUTs mandat og oppgaver. NOKUT har valgt å utarbeide et mindre omfattende dokument enn det overordnede statlige dokumentet. På mange områder gir statens etiske retningslinjer derfor mer omfattende veiledning enn NOKUTs. Det understrekes at alle forhold som de statlige retningslinjene vektlegger også gjelder for NOKUT selv om ikke alt er tatt med i NOKUTs skreddersydde versjon.

NOKUTs retningslinjer gjelder alle ansatte, både faste og midlertidige. De gjelder også for NOKUTs styremedlemmer, sakkyndige o.l. dersom ikke annet er spesifisert. I dette dokumentet benyttes ”NOKUT-medarbeidere” som fellesbetegnelse for alle som jobber for NOKUT. Den enkelte plikter å gjøre seg kjent med de bestemmelser som til enhver tid gjelder og har et personlig ansvar for å følge de etiske retningslinjene på beste måte.

De etiske retningslinjene har ikke samme status som lover og forskrifter, og det er ikke knyttet egne sanksjoner til brudd på retningslinjene på samme vis som for lovbrudd. Men selv om en tjenstlig handling eller unnlatelse ikke medfører et direkte brudd på lover eller formelle regler, kan den bli tillagt vekt i en personalsak dersom den innebærer et brudd på etiske retningslinjer.

  • NOKUT-medarbeidere skal ledes av både allmennetiske og forvaltningsetiske verdier og normer. Enhver NOKUT-medarbeider har et selvstendig ansvar for å bidra til at virksomhetens tillit og anseelse blir ivaretatt. NOKUTs medarbeidere skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen eller arbeidet for øvrig og heller ikke la hensynet til egen eller virksomhetens bekvemmelighet eller prestisje påvirke handlinger eller avgjørelser.

    1.1 Hensynet til målgruppene

    Både som myndighetsutøver, tjenesteyter og forvalter av betydelige samfunnsressurser, plikter NOKUT – og dermed den enkelte medarbeider – å ta hensyn til målgruppenes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ og institusjon.

    Både i myndighetsutøvelse og tjenesteytelse skal enhver NOKUT-medarbeider være hensynsfull, vennlig, høflig, korrekt og imøtekommende overfor brukere og interessenter i så vel skriftlig som muntlig kommunikasjon. Dette gjelder selv om den annen part ikke er det.

    All kommunikasjon må utformes på en måte som er lettest mulig forståelig for mottakerne.

    Alle lov- og forskriftsbestemmelser om taushetsplikt og personvern skal overholdes. Den enkelte NOKUT-medarbeider skal alltid respektere den enkelte bruker/interessents personlige eller institusjonelle integritet.
    Det er viktig å være oppmerksom på og respektere behov, verdier, normer og forventninger hos utenlandske borgere og medlemmer av etniske minoriteter, både i kommunikasjon og ved utforming av vedtak og levering av tjenester.

    1.2 Hensynet til NOKUTs omdømme

    Den enkelte NOKUT-medarbeider plikter å utføre oppgavene sine og opptre på en etisk forsvarlig måte utad og slik at det ikke skader NOKUTs omdømme. 

  • Ansatte: Lojalitetsplikten er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp, og det følger av arbeidsforholdet at det er en gjensidig lojalitetsplikt mellom NOKUT-ansatte og NOKUT. Ansattes lojalitetsplikt går ut på at vedkommende må opptre i samsvar med NOKUTs interesser. Blant annet skal NOKUT-ansatte ikke uberettiget omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte. NOKUT skal på sin side sikre at ansattes interesser blir ivaretatt så langt det er mulig, og ledere har et særlig ansvar for å bidra til beskyttelse av ansatte som avdekker og rapporterer kritikkverdige forhold.

    Styremedlemmer: For styremedlemmer er ikke lojalitetsplikten forankret i arbeidsretten, men i et tillitsforhold mellom styremedlem og NOKUT. Styremedlemmers lojalitetsplikt går ut på at man i rollen som styremedlem må opptre i samsvar med NOKUTs interesser. Blant annet skal styremedlemmer ikke uberettiget omtale virksomheten på en negativ måte.

    Sakkyndige: For NOKUTs sakkyndige er lojalitet regulert i oppdragsbrevet. All informasjon som fremkommer under en sakkyndig vurderingsprosess skal betraktes som konfidensiell. Etter at en rapport er offentlig, bør de sakkyndige ikke kommentere eller delta i offentlig debatt om de faglige vurderingene i den konkrete saken, annet enn eventuelt etter særskilt avtale med NOKUT.

    2.1 Lydighetsplikt

    NOKUT-medarbeidere plikter å følge de rettslige regler, forskrifter og prosedyrer og etiske retningslinjer som gjelder for virksomheten, samt å etterkomme pålegg fra overordnete. Lydighetsplikten medfører ikke noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk.

    Det følger av lojalitetsplikten at medarbeidere skal reise de nødvendige motforestillinger før en avgjørelse tas, slik at det gjennom saksforberedelsen presenteres et mest mulig fullstendig bilde av de hensyn og verdier som gjør seg gjeldende. Når avgjørelsen er tatt, følger det like klart av lydighetsplikten at avgjørelsen skal iverksettes hurtig og effektivt innenfor de opptrukne rammer, uansett hva den aktuelle medarbeider måtte ha av faglige og politiske oppfatninger om avgjørelsen.

    Medarbeideres ytringsfrihet må vurderes opp mot lojalitetsplikten til NOKUT. Det er viktig at medarbeidere lar seg engasjere i en åpen, fri og allsidig dialog om samfunnsspørsmål, men lojalitetsplikten innebærer at en medarbeider vil kunne ha noe snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt enn på andre områder. For å unngå at eventuelle egne uttalelser blir oppfattet som et uttrykk for NOKUTs standpunkter, må en medarbeider som uttaler seg innenfor NOKUTs ansvarsområde, alltid understreke at uttalelsene står for egen regning og ikke som medarbeider i NOKUT.

    2.2 Rapporteringsplikt

    NOKUT-medarbeidere plikter å melde fra til arbeidsgiver om forhold hun eller han blir kjent med og som kan påføre NOKUT, medarbeidere eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden.

    Hvordan medarbeidere i NOKUT skal forholde seg til for eksempel kollegers uheldig opptreden overfor andre kolleger eller brukere generelt, er et spørsmål som må avklares gjennom en intern dialog. Forhold det eventuelt meldes fra om må være av en viss alvorlighet, og man må i denne sammenheng ikke oppfordre til at det utvikles en ”sladrekultur”.

    Rapportering skal normalt skje til nærmeste leder, som har ansvaret for hvordan saken skal håndteres videre. Hvis medarbeideren finner det vanskelig å gå til nærmeste leder, skal rapportering skje til andre overordnete. Se også under pkt. 3.4.

    Ledere har et særlig ansvar for at medarbeidere som i god tro melder fra om ulovlige eller uetiske forhold eller handlinger, eller begrunnet mistanke om slike, ikke blir utsatt for represalier eller liknende fra arbeidsgivers eller kollegers side.

    2.3 Effektivitetsplikt

    NOKUT-medarbeidere plikter å bruke og å ta vare på NOKUTs ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måten og skal ikke misbruke eller sløse med NOKUTs midler. For å nå de oppsatte målene på en god og effektiv måte, kreves det en avveining mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god forvaltningsskikk.

    Rask og effektiv produksjon og måloppnåelse må avveies mot kvalitet og grundighet, jf. her forvaltningslovens regler og de uskrevne regler om god forvaltningsskikk. Krav til effektivitet må også avveies i forhold til å forebygge stress og utbrenthet.

    Alle innkjøp skal skje i tråd med NOKUTs innkjøpsreglement. Utenom lønn, utgjør reiser en stor utgiftspost. Pris og tidsbruk skal være de viktigste faktorer når reisemåte avgjøres, og antall overnattinger og reisedøgn begrenses. NOKUTs medarbeidere skal også ta miljømessige hensyn. En mest mulig miljøvennlig transport er ønskelig, men må vurderes opp mot hensyn til tidsbruk og kostnad.

  • 3.1 Offentlighet

    Det skal generelt være åpenhet og innsyn i NOKUTs forvaltning, slik at allmennheten kan gjøre seg kjent med NOKUTs virksomhet, og på den måten få innsikt i hvordan NOKUT skjøtter sine oppgaver, jf. Offentlighetsloven. Alle evalueringer som foretas av NOKUT er offentlige, og NOKUT skal bidra til at disse gjøres kjent. Det siste følger av Universitets- og høyskoleloven.

    De viktigste lovbestemmelsene her er offentlighetslovens regler om allmennoffentlighet og meroffentlighet. Ikke bare bestemmelsenes ordlyd, men også formålet med bestemmelsene må etterleves. Bestemmelsene bør praktiseres på den mest innsynsvennlige måten. Hensynet til NOKUTs omdømme vil for eksempel ikke være et argument mot offentliggjøring.

    NOKUT har lagt til rette for at allmennheten kan følge med på NOKUTs saksbehandling gjennom NOKUTs offentlige postjournal. Det er egne prosedyrer for håndtering av dokumentinnsyn.

    3.2 Aktiv opplysningsplikt

    NOKUT har en aktiv opplysningsplikt. NOKUT-medarbeidere skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger.

    Ledelsen skal ikke instruere eller oppfordre underordnete til å gi feilaktige eller villedende opplysninger. Det er en rett, og i noen tilfelle følger det også av lojalitetsplikten, at den underordnete skal gjøre den overordnete oppmerksom på dette.

    3.3 Ansattes ytringsfrihet

    NOKUT-medarbeidere, så vel som alle andre, har en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk om NOKUTs virksomhet og alle andre forhold.

    NOKUT skal legge til rette for en kultur på arbeidsplassen som sikrer at relevant informasjon – herunder kritiske ytringer – når frem til relevant internt nivå og som sikrer bred aksept for at medarbeidere deltar i den offentlige debatten innenfor rammene av et romslig lojalitetsbegrep, jf. kapittel 2. Ytringsfrihet og lojalitetsplikt må hele tiden veies opp mot hverandre. Ytringsfriheten gjelder også sosiale medier.

    Stillingen eller posisjonen til den som uttaler seg vil også være et moment i vurderingen av om en ytring er å anse for brudd på lojalitetsplikten til virksomheten. Jo mer ledende stilling vedkommende har, jo strengere vil lojalitetskravet være. Dersom den som uttaler seg naturlig vil kunne oppfattes som en representant for virksomheten, er det viktig å presisere at uttalelsen står for egen regning.

    NOKUT har egne prosedyrer for hvem som skal uttale seg til media om NOKUTs virksomhet og saksbehandling.

    3.4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten

    NOKUTs medarbeidere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Før varsling skjer, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt.

    Arbeidsmiljøloven kapittel 2A regulerer ansattes rett til å varsle.
    Bestemmelsene skal bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i et ansettelsesforhold.

    Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter tilfeller der ansatte varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, som den ansatte blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med:

    • Lover og regler
    • NOKUTs retningslinjer
    • Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt

    Det er et ledelsesansvar å legge til rette for tillit og åpenhet i NOKUT, slik at varsling av kritikkverdige forhold ikke oppleves som risikofylt for de ansatte. Det er et ledelsesansvar å oppklare de faktiske forhold og iverksette tiltak i forhold til kritikkverdige forhold som avdekkes ved varsling.

    Linjeprinsippet skal følges så fremt dette oppfattes som mulig. Hvis en medarbeider ikke oppfatter at det er naturlig – eller det oppfattes som en belastning – å kontakte nærmeste leder i forbindelse med varsling, kan i stedet HR-ansvarlig kontaktes, eventuelt via tillitsvalgt/verneombud.

    Selv om intern varsling er hovedregelen, så kan alltid tilsyns- og kontrollmyndigheter, så som politiet, Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Riksrevisjonen o.l. være varslingsinstanser.

  • 4.1 Habilitet

    NOKUT-medarbeidere skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres upartiskhet.

    Den enkelte NOKUT-medarbeider har selv ansvaret for å opplyse om egen inhabilitet og tre til side når saken krever det. Denne opplysningsplikten gjelder både inhabilitet som følger eksplisitt av lov og forskrifter og andre forhold som vil kunne svekke tilliten til NOKUTs saksbehandling.

    NOKUTs sakkyndige skal undertegne habilitetserklæring i forbindelse med inngåelse av oppdragsavtale. Institusjonene har anledning til å uttale seg om NOKUTs valg av sakkyndige.

    4.2 Ekstraerverv og bierverv

    NOKUT-medarbeidere kan ikke inneha ekstraerverv og bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som er uforenelige med NOKUTs legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. Det må være åpenhet om NOKUT-medarbeideres ekstraerverv og bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen.

    NOKUT ønsker en kultur der det er åpenhet om biverv og enkeltstående engasjementer. Hovedhensikten er å sikre at medarbeidere ikke blir inhabile i forhold til sitt arbeid i NOKUT og sikre at NOKUTs interesser er ivaretatt. Medarbeidere som ønsker å påta seg arbeid, styreverv eller lignende utenom NOKUT, må først klarere dette med sin overordnede, og HR-ansvarlig skal være informert. Dette gjelder ikke for arbeid som ikke er knyttet til medarbeiderens stilling i NOKUT og som åpenbart ikke vil komme i konflikt med de krav medarbeiderens stilling setter. Særskilt aktsomhet må utvises ved biverv ved utdanningsinstitusjoner som NOKUT fører tilsyn med, og spesielt gjelder dette for ledere.

    Medarbeidere som er tilsatt i NOKUT skal ikke kreve lønn for foredragsvirksomhet eller lignende som de utfører i arbeidstiden i kraft av sin stilling i NOKUT.

    Retningslinjene for ekstraverv og bierverv gjelder ikke for styremedlemmer og sakkyndige. Disse plikter likevel å gjøre oppmerksom på biverv og andre forhold som kan reise tvil om deres integritet i rollen som NOKUT-medarbeider.

    4.3 Overgang til annen virksomhet

    Ved medarbeideres overgang til stillinger utenfor statsforvaltningen er det viktig å sikre at målgruppenes tillit til NOKUT ikke blir svekket, eller at NOKUTs interesser i et samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. Medarbeiderens overordnede må derfor vurdere om det for enkelte stillinger må innføres en karanteneklausul ved inngåelse av arbeidskontrakten.

    Dette gjelder ikke styremedlemmer og sakkyndige.

    4.4 Kontakt med tidligere kolleger

    Alle NOKUT-medarbeidere skal være varsomme med hvordan man behandler sensitive opplysninger. Dette gjelder blant annet overfor tidligere kolleger, og spesielt der som de representerer en partsinteresse i forhold hvor NOKUT er beslutningsmyndighet.

    4.5 Mottak av gaver og andre fordeler

    NOKUT-medarbeidere skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot – eller legge til rette for å motta – gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke tjenestehandlingene deres.

    NOKUT-medarbeidere må ikke bruke stillingen sin til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel. Dette gjelder også i tilfelle hvor disse fordelene ikke vil påvirke tjenestehandlingene deres.

    4.6 Tilbud om gaver og andre fordeler

    NOKUT-medarbeidere skal ikke, som en del av tjenesteutøvelsen sin, gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller som er ment å påvirke mottakerens tjenestehandlinger.

    Dette gjelder ikke honorering av tjenester (etter statens normer) som inngår i NOKUTs virksomhet, som for eksempel i forbindelse med dokumentproduksjon og innlegg i forbindelse med NOKUTs konferanser.

  • 5.1 Faglig uavhengighet

    Prinsippet om faglig uavhengighet betyr at NOKUT-medarbeidere skal legge sine faglige kunnskaper og sitt faglige skjønn til grunn gjennom hele tjenesteutøvelsen.