Alle fagskoler skal behandle klager

Vet dere hvordan fagskolene skal behandle ulike klager, og hva dere skal svare når dere får spørsmål om klager? Er det forskjell på hvordan dere behandler klager på enkeltvedtak, og hvordan dere behandler andre klager? Om dere er usikker, kan en tydelig rutine for klagebehandling være til hjelp. I denne artikkelen får dere en oversikt over hvilken informasjon som bør finnes i fagskolenes retningslinjer for klagebehandling, og litt om hva slags klager fagskolene skal behandle.

Oppdatert 14. januar 2021

  • Det kan være utfordrende å skaffe seg oversikt over hvem som fatter ulike vedtak, hva studentene kan klage på, hvordan studentene skal gå fram for å klage, og hvordan de ulike klagene skal behandles. Det er ulike regler for behandling av klager på enkeltvedtak og klager på eksamen, selv om også fastsettelse av eksamenskarakter er et enkeltvedtak. Regelverket for fagskoler inneholder ikke krav til hvordan fagskolene skal behandle andre typer klager, for eksempel klager på undervisningen eller organiseringen av utdanningen. Fagskolene skal likevel behandle slike klager og bør ha rutiner for dette. NOKUT anbefaler at fagskolens styre fastsetter regler for behandling av alle typer klager, og at dere gjør reglene lett tilgjengelige for studenter og ansatte. Reglene kan gjerne stå i fagskolens forskrift.

  • Dere velger selv om dere vil skrive ned reglene for behandling av klager i fagskolens lokale forskrift, i en egen klageinstruks eller i et eget dokument med retningslinjer for klagebehandling. Uansett hva dere kaller dokumentet, bør det inneholde informasjon om

    – hva studentene har adgang til å klage på
    – hvordan studentene fremmer en klage
    – hvordan fagskolen behandler ulike klager
    – hvilke tidsfrister som gjelder
    – hvilket organ som behandler de ulike klagesakene, og hvem som fatter vedtak
    – hva som står i mandatet for fagskolens lokale klagenemnd

  • Et enkeltvedtak er "et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer" (forvaltningsloven § 2 b (lovdata.no)), for eksempel vedtakene dere fatter om opptak, fritak eller bortvisning.

    Når dere skal informere om et enkeltvedtak dere har fattet, må dere passe på at vedtaket inneholder begrunnelse for avgjørelsen, opplysninger om klagerett og informasjon om at klagefristen er på tre uker.

    Når dere mottar en klage, skal dere vurdere om dere vil gi klagen medhold. Dersom dere gir medhold i klagen, skal dere endre det opprinnelige vedtaket.

    Om dere ikke gir fullt medhold i klagen, skal dere sende klagen til videre behandling i klageinstansen. Den som har klaget, skal få kopi av dokumentene dere sender til klageinstansen. Vedtakene klageinstansen fatter, er endelige.

    Bestemmelsene for klage på enkeltvedtak finner dere i forvaltningsloven kapittel VI (lovdata.no).

  • Dersom dere bruker løpende vurderinger med karakter for å fastsette emnekarakter, kan fagskolen bestemme om studenten skal kunne klage etter hver enkelt vurdering eller først når resultatet er kunngjort. Dere bør gi tydelig informasjon i den lokale forskriften deres om hva fagskolen har besluttet. Dere skal behandle klager på emnekarakter på samme måte som dere behandler klager på eksamen.

    En student kan ikke klage på en bedømmelse av en muntlig prestasjon, en vurdering av praksisstudier eller andre prestasjoner som etter sin art ikke lar seg etterprøve. Det er derfor ekstra viktig at dere har satt tydelige kriterier for karakterfastsettelse, og at dere har sørget for at også studentene kjenner kriteriene, i forkant av denne typen av prøver/eksamener.

    Studentene har rett til å få begrunnelse for karaktersettingen. Fristen for å kreve begrunnelse er senest én uke dersom dere har kunngjort karakteren elektronisk, og dersom studenten kan kreve begrunnelsen elektronisk. Hvis dere har kunngjort karakteren på en annen måte, må studenten kreve begrunnelse innen én uke etter at studenten fikk kjennskap til karakteren, men likevel ikke senere enn tre uker. Ved muntlig eksamen eller en bedømmelse av praktiske ferdigheter må studenten kreve begrunnelsen umiddelbart etter at karakteren er formidlet.

    Fristen for å gi begrunnelse for karakter er to uker etter at studenten har bedt om den. Dersom dette ikke er mulig, skal dere varsle studenten og informere om når studenten kan vente å få begrunnelsen. Dere kan gi begrunnelsen muntlig eller skriftlig.

    Fristen for å klage er tre uker etter at dere har kunngjort eksamensresultatet, eller tre uker etter at dere har gitt begrunnelse for karakteren. Studenten må klage skriftlig, og dere skal sørge for at det blir gjennomført ny sensur. Den nye sensoren skal ikke få kjennskap til den opprinnelige karakteren, sensors begrunnelse for karakteren eller studentens begrunnelse for klagen. Studenten kan ikke klage på karakterfastsettingen etter den nye sensuren.

    Bestemmelsene for klager på karakterer/eksamen finner dere i fagskoleloven § 22 (lovdata.no).

  • Formelle feil kan være feil ved oppgavegiving, eksamensavvikling eller ved gjennomføring av sensuren.

    Frist for å klage på formelle feil er tre uker etter at studenten er eller burde være kjent med feilen. Hvis studenten har bedt om begrunnelse for eller klaget på karakteren, løper klagefristen fra tidspunktet studenten har fått begrunnelsen, eller til klagen på karakteren er avgjort. Dere skal gi begrunnelsen innen to uker etter at studenten har bedt om den. Dersom dere ikke kan gi begrunnelsen innen to uker, skal dere varsle studenten og informere om når studenten kan vente å få begrunnelsen. Dere kan gi begrunnelsen muntlig eller skriftlig. Hvis fagskolen har gitt skriftlige retningslinjer for bedømmelsen, skal dere gi studentene tilgang til dem etter at karakteren er fastsatt.

    Når dere mottar klage på formelle feil, skal dere ta stilling til om det er begått feil som kan ha hatt betydning for studentens prestasjon eller for bedømmelsen av prestasjonen. Dersom dere ikke finner at det har skjedd feil, skal dere sende klagen til klageinstansen, i dette tilfellet styret eller den lokale klagenemda. Hvis fagskolen eller klageinstansen kommer fram til at det har skjedd feil, skal dere oppheve sensurvedtaket. Hvis feilen ikke kan rettes opp gjennom en ny sensur, skal dere holde en ny eksamen, prøve eller lignende med nye sensorer.

    Bestemmelsene for klage på formelle feil ved eksamen finner dere i fagskoleloven § 23 (lovdata.no)

  • Fagskolene har ansvar for å sikre god kvalitet i utdanningen og et godt læringsmiljø for studentene. Som en del av kvalitetsarbeidet, skal dere hente inn systematiske tilbakemeldinger fra studentene og vurdere behovet for å sette i gang tiltak. Det er ikke uvanlig at studenter, i tillegg til de systematiske undersøkelsene, på eget initiativ gir tilbakemeldinger om forhold rundt utdanningen hvor de ønsker endringer. Dette kan for eksempel gjelde læringsmiljøet, organisering av utdanningen eller undervisning de ikke er fornøyd med. Hvis studentens tilbakemelding er muntlig, er det mulig å gå i muntlig dialog med studenten. Hvis dere følger opp tilbakemeldingen muntlig, må dere imidlertid sikre at dere registrerer tilbakemeldingen og hvilke tiltak dere blir enige om. Vi anbefaler at dere fører referat fra møtene. Det er enklere å følge opp slike tilbakemeldinger i kvalitetsarbeidet om dere har skriftlig dokumentasjon fra møtene. I tillegg bør dere alltid sikre at studenten får anledning til å ta med for eksempel en tillitsvalgt eller studentombudet dersom dere innkaller til samtale.

    Det kan være utfordrende å skille mellom hva som er tilbakemeldinger, og hva som er klager. Hvis en student har levert en skriftlig klage, bør dere behandle den som en klage og gi studenten et skriftlig svar. Dere bør også sørge for at de fastsatte rutinene for behandling av klager og tilbakemeldinger er lett tilgjengelige for ansatte og studenter. Det kan være hensiktsmessig at dere krever at studentene leverer skriftlig klage dersom de vil klage på at fastsatte rettigheter ikke er oppfylt. Fagskolen kan velge å gi den lokale klagenemnda ansvaret for å behandle slike klager.

  • Dere kan lese mer om behandling av klager i disse rettskildene:  


    Andre nyttige kilder er: