Hva er oppgavene til fagskolens styre?

Styret er fagskolens øverste ansvarlige styringsorgan. Styret skal ta de viktige og prinsipielle avgjørelsene om fagskolens virksomhet. Fagskoleloven og forskriftene til loven (regelverket) regulerer mange av styrets oppgaver. I regelverket er det også krav til driften av fagskolen. Styremedlemmene må kjenne til disse oppgavene og kravene slik at styret ivaretar sitt ansvar og tar avgjørelser som er i samsvar med regelverket. I denne artikkelen får dere en oversikt over viktige styreoppgaver. Artikkelen forteller også om hvordan dere som styre må arbeide for å ivareta ansvaret deres.

Oppdatert 12. januar 2021

  • Noen oppgaver skal styret alltid ta stilling til selv og kan ikke delegeres. Disse oppgavene har vi oppgitt under en egen overskrift nedenfor. De fleste oppgavene er det imidlertid hensiktsmessig helt eller delvis å delegere til ledelsen på fagskolen. Alt som gjelder avgjørelser om daglig drift, kan styret delegere til ledelsen. Hvis avgjørelsen av en sak ikke kan vente til styret har anledning til å møtes, kan rektor avgjøre saken. Styret kan også gi rektor fullmakt til å avgjøre saker som ikke bør utsettes til neste styremøte.

    Selv om dere i styret delegerer oppgaver og myndighet til ledelsen, kan dere ikke delegere ansvaret. Dere må derfor følge opp og se til at oppgavene blir gjennomført på en god måte, og at fagskolen følger regelverket.

  • Fagskolen skal ha interne system som sikrer både kvalitet i opplæringen og at fagskolen følger regelverket. Dette vil gjerne være overlappende prosesser, og vi bruker betegnelsen "kvalitetssystemet" om disse prosessene. Det er en helt sentral oppgave for styret å få på plass og følge opp at kvalitetssystemet fungerer godt. I fagskoletilsynsforskriften finner dere informasjon om de ulike elementene som kvalitetssystemet skal inneholde. NOKUT har også en side med veiledning til fagskolens kvalitetsarbeid.

    Styret skal sørge for å få løpende informasjon om viktige forhold ved fagskolen. På bakgrunn av informasjonen skal dere fastsette tiltak for å forbedre og utvikle utdanningene. Dersom dere opplever at dere ikke blir tilstrekkelig informert om viktige forhold ved fagskolen, må dere forbedre kvalitetssystemet og se til at informasjonslinjene fungerer slik de skal.

  • I fagskoleloven og fagskoleforskriften står det noen steder at "styret selv" skal ta en avgjørelse. Det betyr at styret må gi retningslinjer og fatte vedtak i de gjeldende sakene. Dere kan altså ikke delegere avgjørelsen til ledelsen når det står at "styret selv" skal ta en avgjørelse. Det betyr ikke at styret selv skal for eksempel skrive en forskrift. Også i disse sakene er det fornuftig at ledelsen eller andre ved fagskolen gjør mye av forarbeidene, men vedtakene må dere i styret selv fatte.

    Styret skal selv

    – gi utfyllende forskrift om opptak til fagskolens utdanninger
    – gi forskrift om gjennomføring av eksamener, prøver og annet arbeid 
    – oppnevne en skikkethetsnemnd (hvis fagskolen har utdanninger som krever skikkethetsvurderinger)
    – fatte vedtak om at det er forsvarlig å ta opp nye studenter (før studiestart)
    – ansette en rektor med nødvendig fag- og lederkompetanse
    – gjøre unntak for enkelteksamener og fastsette en lengre frist når det ikke er mulig å skaffe det antallet kvalifiserte sensorer som er nødvendig for å gjennomføre sensuren på tre uker

  • I fagskoleloven og fagskoleforskriften står det noen steder at styret skal gjøre en oppgave, eller sørge for at en oppgave blir løst. Ved å sette styret som ansvarlig har lovgiver understreket at styret må sikre at denne oppgaven blir ivaretatt. Så lenge det ikke står at "styret selv" skal gjøre oppgaven, kan dere delegere oppgaven til ledelsen eller andre roller eller personer ved fagskolen. I vedtakene dere gjør, må det komme tydelig frem hvilke oppgaver dere har delegert, og hvem oppgaven er delegert til. Ettersom styret har ansvaret, må dere sørge for å bli informert om hvordan oppgavene blir løst. Nedenfor finner dere en oversikt over oppgaver dere kan delegere, men som dere likevel må sørge for at blir gjort. 

    Styret skal sørge for at studentenes utdanning er tilfredsstillende. Dette innebærer at dere skal sørge for at

    – innholdet i utdanningen er fastsatt i en plan, og at det i planen går frem hvordan utdanningen skal gjennomføres
    – studentene får den utdanningen fagskolen er akkreditert for, uavhengig av om dere har fått myndighet til selv å godkjenne utdanninger (fagområdeakkreditering), eller om utdanningen er akkreditert av NOKUT
    – studentenes kunnskap, ferdigheter og generelle kompetanse blir prøvd og vurdert på en upartisk og faglig betryggende måte
    – sensorer blir oppnevnt til å gjøre vurderinger som har betydning for studentens karakterer for utdanningen
    – det foreligger en utfyllende forskrift om forhold som er særegne for den enkelte eksamen (Merk at dette bare kan delegeres til en avdeling ved fagskolen.)
    – de berørte studentene får gjennomført den påbegynte utdanningen dersom fagskolen mister akkrediteringen av utdanningen

    Styret skal sørge for at internkontrollen fungerer. Dette innebærer at dere skal sørge for at

    – det er etablert internkontroll med at fagskolen drives i samsvar med de lovene og reglene som gjelder, og at dette kontrolleres systematisk
    – alle opplysninger som går til søkere, studenter og NOKUT er korrekte og fullstendige
    – fagskolen gir nødvendig informasjon og veiledning om skolepenger, studietilbud, søknadsfrister og opptakskrav til studenter og søkere
    – alle vilkår for eventuelle offentlige tilskudd er oppfylt

    Styret skal sørge for at studentenes læringsmiljø og velferd blir ivaretatt. Dette innebærer at dere skal sørge for at

    – læringsmiljøet og det fysiske arbeidsmiljøet er forsvarlig med hensyn til helse, sikkerhet og velferd
    – forholdene er lagt til rette for studentorganenes arbeid
    – fagskolen samarbeider med studentorganene for å legge forholdene til rette for et godt og inkluderende læringsmiljø
    – fagskolen arbeider med å forebygge og forhindre trakassering
    – alle studentene har tilgang til et studentombud

    Styret skal sørge for at fagskolen har personale med nødvendig kompetanse. Dette innebærer at dere skal sørge for at

    – kravene til lærerkompetanse, instruktørkompetanse og ledelse ved fagskolen blir fastsatt
    – skikkethetsansvarlig blir oppnevnt (Dette gjelder hvis fagskolen har utdanninger som krever skikkethetsvurderinger.)

  • Noen oppgaver har styret ansvar for, men mulighet til å delegere til den lokale klagenemnda, og ingen andre. Den lokale klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak. Dere kan også delegere til klagenemnda å

    – behandle klager på formelle feil ved eksamen
    – fatte vedtak om å annullere resultat av eksamen eller fritak/godskriving (ved fusk og forfalskning)
    – fatte vedtak om utestenging av en student
    – fatte vedtak om at en student ikke er skikket for utdanningen, og at studenten utestenges fra utdanningen en angitt periode på grunn av dette

    Klagenemnda har særskilt kompetanse i det å behandle klager/enkeltsaker som gjelder studenter, og den har særskilt juridisk kompetanse. NOKUT anbefaler derfor at dere delegerer til klagenemnda å fatte denne typen vedtak.

    Dere har ansvaret for at den lokale klagenemnda er sammensatt i samsvar med regelverket, slik at den har den kompetansen som kreves for å ta de avgjørelsene den skal ta. Dere bør også sørge for at dere blir informert om arbeidet til nemnda.

  • Ikke alle viktige oppgaver og vedtak som styret skal gjøre, er direkte nevnt i fagskoleloven med forskrifter. Oppgavene følger likevel av at styret er øverste styringsorgan, og at dere har ansvaret for at fagskolen følger regelverket. Dette gjelder oppgaver som å

    – vedta budsjettet
    – følge opp fagskolens økonomi underveis i budsjettåret
    – fastsette overordnede planer for fagskolen
    – fastsette kvalitetssystemet og tiltak for forbedret kvalitet
    – vedta at fagskolen skal søke om akkreditering av nye utdanninger
    – behandle og følge opp tilsynsrapporter
    – sørge for en forsvarlig organisering av fagskolen

    Det er også flere viktige oppgaver som dere må avklare i styremøtene og/eller som følger av de lokale vedtektene for styret.

  • Det er eier som peker ut styret, men styret i både private og offentlige fagskoler skal ta selvstendige avgjørelser uten innblanding fra eier. Eier kan imidlertid peke ut nye styremedlemmer dersom eier ikke er fornøyd med hvordan styret utfører oppgavene. Det er også eier som skal lage vedtekter for styret, men styret har ansvar for å kontrollere at styrevedtektene stemmer overens med fagskoleloven med tilhørende forskrifter. Styrevedtektene kan ikke begrense eller ta bort noe av det ansvaret dere har etter fagskoleloven.

    Selv om eier kan ha stor innflytelse på de økonomiske rammene, kan dere ikke gjøre budsjettvedtak som innebærer at fagskolen bryter vilkårene for akkreditering, eller at andre krav i loven og forskriftene ikke blir fulgt. Dersom det er fare for at dette skal skje, må dere finne en løsning på finansieringen, eventuelt i samarbeid med eier, som sikrer at regelverket blir fulgt.

    Eier fastsetter om private fagskoler skal organiseres som stiftelse eller som aksjeselskap, og registrerer dette i Enhetsregistret.

  • Styret kan fatte vedtak når mer enn halvparten av medlemmene/varamedlemmene er til stede. Styrelederen har dobbeltstemme ved stemmelikhet.